Privacy-beleid
Doel
Een duidelijke en doordachte werkwijze hanteren bij het omgaan met privacygevoelige gegevens ter bescherming van persoonsgegevens.
Toepassingsgebied
Alle medewerkers en administratie van Heart 4 Tennis (hierna te noemen H4T )
Verwijzingen
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Uitgangspunten
• De organisatie zorgt ervoor dat persoonsgegevens klanten in een gesloten kast opgeborgen zijn.
• De organisatie zorgt ervoor dat digitale persoonsgegevens zodanig bewaard worden dat ze beschermd zijn tegen oneigenlijk gebruik en dat er geen dataverlies kan optreden. Dat betekent dat ze inbraakveilig zijn opgeborgen en dat inkijk door onbevoegden wordt voorkomen.
Dit privacyreglement is opgesteld ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistratie bij H4T.
1. Begripsbepalingen
1.1. Persoonsgegeven:
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individueel natuurlijk persoon.
1.2. Persoonsregistratie:
Een verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens die systematisch is aangelegd.
1.3. Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie:
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan al dan niet in verband met andere gegevens zijn verkregen.
1.4. Houder van de persoonsregistratie:
Degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement: de vennoten van H4T.
1.5. Beheerder van de persoonsregistratie:
Degene van de vennoten van H4T die is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.
1.6. Geregistreerde zijn:
Natuurlijke personen waarvoor H4T tennistraining verzorgen, personeelsleden, vennoten.
1.7. Gebruikers van de persoonsregistratie zijn:
Degenen die blijkens hun taak-/functieomschrijving geautoriseerd zijn gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren dan wel van enigerlei uitvoer van persoonsregistratie kennis te nemen.
2. Reikwijdte van de persoonsregistratie
2.1. De doelstelling van H4T is het naar niveau en leeftijd indelen van tennistrainingen. H4T zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden dan bedoeld in de hierboven genoemde omschrijving.
2.2. Verwerking van de persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de in artikel 2.1. genoemde doelstelling.
2.3. H4T zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of bewaren dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.
3. Beveiliging van de persoonsregistratie
3.1. H4T draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
4. Geheimhouding
4.1. Werknemers van H4T zijn geheimhouding verplicht betreffende persoonsgegevens.
5. Verwerking van gegevens
5.1. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
Het indelen van homogene lesgroepen. Het verwerken van facturen en incasso’s.
5.2. Voor bovenstaande doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd:
• NAW-gegevens, telefoonnummers en emailadres
• Geboortedatum
• Bankgegevens
6. Verstrekking van gegevens
6.1. Voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan derden buiten de in artikel 5.1 en 5.2 genoemde gevallen is uitdrukkelijke toestemming van de geregistreerde vereist.
6.2. De verstrekte gegevens zullen niet aan andere partijen verstrekt worden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In
een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
6.3. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
7. Inzage van de opgenomen gegevens
7.1. Personeelsleden, vrijwilligers en stagiaires hebben het recht kennis te nemen van de op hun persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Zij kunnen daartoe een schriftelijk verzoek indienen.
8. Correctie, aanvulling en/of verwijdering van opgenomen gegevens
8.1. Ouders en/of verzorgers van een kind dat tennistraining volgt bij H4T, kunnen verzoeken om verbetering of aanvulling van de op hen betrekking hebbende gegevens dan wel om verwijdering en vernietiging van op hen betrekking hebbende
gegevens die in strijd met het reglement zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn
. Zij dienen daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek bij de vennoten in te dienen. Indien daartoe aanleiding bestaat, beslissen de vennoten over dit verzoek, waarna deze beslissing schriftelijk aan de ouders en/of verzorgers van het kind wordt meegedeeld.
8.2. Personeelsleden, vrijwilligers en stagiaires kunnen verzoeken om verbetering of aanvulling van de op hen betrekking hebbende gegevens dan wel om verwijdering en vernietiging van op hen betrekking hebbende gegevens die in strijd met
het reglement zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn. Zij dienen daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek bij hun leidinggevende in te dienen. Indien daartoe aanleiding bestaat, beslissen de vennoten over dit verzoek, waarna deze beslissing schriftelijk aan betrokkene wordt meegedeeld.
9. Bewaartermijn
9.1. H4T bewaart de geregistreerde persoonsgegevens van kinderen en/of hun ouders/verzorgers maximaal 7 jaar na voltooiing van de tennistraining of maximaal 7 jaar na inschrijving (van toepassing wanneer inschrijving niet heeft geleid tot tennistraining). Wanneer de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van 1 jaar, of zodanig bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is en er anonieme gegevens zijn ontstaan.
9.2. H4T bewaart de geregistreerde ouder-, kind-, personeels- vrijwilligers- en stagiairegegevens gedurende minimaal de termijn die de fiscus stelt (in 2018: 7 jaar) na beëindiging van het contract. Indien de bewaartermijn is verstreken,
worden de persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van 1 jaar, of zodanig bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is en er anonieme gegevens zijn ontstaan
10. Overdracht/overgang
10.1. In geval van overdracht/overgang van de registratie naar een andere houder dan de vennoten van H4T, dient geregistreerde van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens, bezwaar kan worden gemaakt.
10.2. De gegevens die aan H4T zijn verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik o.a. van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van H4T;
- Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.